Adeguamento d'obbligo al GDPR e valutazione del DPO.
Privacy e Associazioni sportive
Anche le Associazioni sportive hanno l'obbligo della conformità alla Privacy adeguandosi al Regolamento europeo GDPR e al D.legs, 101 Italiano. La nomina del DPO deve essere valutata dal Titolare del Trattamento in base ai criteri sopra indicati dell'Art. 37 GDPR. Il Titolare del trattamento risponde in solido nel caso di sanzioni.
Il GDPR nasce con l’obiettivo di tutelare i dati personali delle persone fisiche che nel Regolamento vengono definite “Interessati del trattamento”. Il Regolamento conferisce agli Interessati una serie di diritti e garanzie, alcuni dei quali sono stati mantenuti dalla precedente normativa, mentre altri sono stati introdotti ex novo. I nuovi diritti e le garanzie introdotte dal GDPR sono il diritto:
- a essere informati - di sapere chi e come si trattano i suoi dati personali - di accedere ai propri dati personali - alla rettifica dei propri dati - di revoca - di opporsi al trattamento - alla cancellazione - all’oblio - di cancellare informazioni rese pubbliche - alla portabilità dei dati.
Si definisce con questo appellativo la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o l’organismo, che tratta i dati personali per conto del Titolare del trattamento.
Questa figura ha il compito di mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate a soddisfare i requisiti del GDPR e a garantire la tutela dei diritti dell’interessato. È per questo che i trattamenti messi in atto dal Responsabile sono tassativamente disciplinati da un contratto (o altro atto giuridico) che lo vincoli al Titolare. Devono essere determinati contrattualmente: - la materia disciplinata - la durata del trattamento - la natura e le finalità del trattamento - il tipo di dati personali e le categorie di interessati -gli obblighi e i diritti del Titolare e del Responsabile.
Qualora non vengano ottemperati gli obblighi sanciti dal GDPR si può incorrere in sanzioni amministrative e in sanzioni penali. Le sanzioni amministrative più alte arrivano fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo e si applicano a: violazioni dei principi del trattamento, incluse le condizioni per il consenso; violazioni dei diritti degli Interessati e inosservanza delle norme in tema di trasferimento internazionale dei dati.
Le sanzioni amministrative più basse arrivano fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato globale annuo e si applicano alla violazione delle obbligazioni di Titolari e Responsabili, in particolare la mancata nomina del DPO se necessaria.
Le sanzioni penali, decretate dal legislatore italiano, riguardano invece:
il trattamento illecito di dati personali; l’acquisizione fraudolenta, la comunicazione e la diffusione illecita di dati personali oggetto di trattamento su larga scala; le false dichiarazioni rese al Garante; l’inosservanza dei provvedimenti del Garante.
Il Titolare del trattamento è "la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali" (art. 4. par. 1, n. 7 GDPR). In sostanza il titolare è colui che tratta i dati senza ricevere istruzioni da altri, colui che decide "perché" e "come" devono essere trattati i dati. Il titolare del trattamento stabilisce le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali. I dipendenti che trattano i dati personali all’interno dell'organizzazione lo fanno per adempiere ai compiti di titolare del trattamento della tua azienda/organizzazione.
Il DPO, Data Protection Officer - in italiano RPD, Responsabile della Protezione dei Dati – è la nuova figura introdotta dal GDPR e che ha la funzione di affiancare titolare, addetti e responsabili del trattamento affinché conservino i dati e gestiscano i rischi seguendo i princìpi e le indicazioni del Regolamento europeo.
Il DPO è quindi un consulente tecnico e legale, con potere esecutivo. Infatti, il suo ruolo è doppio, perché non solo consiglia e sorveglia, ma funge anche da tramite fra l’organizzazione e l’autorità. I suoi compiti sono indicati in maniera puntuale nel GDPR all’articolo 39 e sono essenzialmente tre: informare, sorvegliare e cooperare.
L’art. 82, comma 1, del Regolamento, stabilisce che “Chiunque subisca un danno materiale o immateriale causato da una violazione del presente regolamento ha il diritto di ottenere il risarcimento del danno dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento“.
Tuttavia, mentre il titolare deve risarcire qualsiasi danno cagionato dal suo trattamento in violazione del Regolamento, il responsabile del trattamento risponde solo se non ha adempiuto agli obblighi a lui specificatamente diretti o ha agito in modo difforme o contrario alle istruzioni del titolare. Da tali norme si evince che i soggetti tenuti al risarcimento del danno sono il titolare del trattamento ed il responsabile incaricato.
Le ASD, le società sportive e le federazioni trattano un vasta quantità di dati, legati a: schede di affiliazione; iscrizioni a campionati; iscrizioni a corsi per le attività giovanili; schede dettagliate contenenti dati relativi alla salute. La mole e tipologia di dati personali trattati da associazioni, società ed enti sportivi è superiore, per esempio, ad un’azienda, in quanto vengono trattati dati particolari (ex dati sensibili) legati allo stato di salute di una persona, nel caso di infortuni, terapie, controlli etc., in collegamento con il mondo scientifico e medico, come medici, fisioterapisti, specialisti, poliambulatori, centri medici e riabilitativi. Inoltre, nelle attività sportive vengono fatte video e foto che poi le associazioni o società sportive pubblicano nei siti o nei social, come veicolo di comunicazione e promozione sia per la propria visibilità che per quella degli sponsor, vengono organizzate attività collaterali, come iniziative ed eventi, sia a carattere sociale che promozionale per avere nuovi iscritti alle attività sportive o, semplicemente, nuovi soci. Il valore dello sport sta andando oltre al puro aspetto ludico e si avviano iniziative di “sport marketing” che coinvolgono sia le associazioni e società sportive che gli sponsor, i quali potrebbero ricevere dalle prime i dati per iniziative promozionali e commerciali.
Il Titolare del trattamento è la persona fisica o giuridica dell'ASD, delle Società e Federazioni.
Il responsabile del trattamento (art. 4) è definito dal GDPR come la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o qualsiasi altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento. In particolare: allenatori, medici, consulente del lavoro nel caso siano presenti dipendenti o consulenti di marketing nel caso in cui l’Associazione svolga attività di marketing per promuovere le proprie attività.
Il Titolare del Trattamento dati (con la Consulenza di un esperto Privacy) deve valutare se sia necessario prevedere per l'associazione, società, enti o comitati in ambito sportivo, la designazione del DPO (Data Protection Officer), come indicato nell’articolo 37 del Regolamento GDPR.
Nel caso ci sia un trattamento di dati su larga scala e anche una promiscuità di attività, come la presenza di un poliambulatorio o centro di riabilitazione, inclusi o collegati a tali enti sportivi o attività di "marketing", prevedere il DPO è una condizione necessaria, la cui indicazione dev’essere prevista nell’informativa.
Il DPO, Data Protection Officer - in italiano RPD, Responsabile della Protezione dei Dati – è la nuova figura introdotta dal GDPR e che ha la funzione di affiancare titolare, addetti e responsabili del trattamento affinché conservino i dati e gestiscano i rischi seguendo i princìpi e le indicazioni del Regolamento europeo.
Il DPO è quindi un consulente tecnico e legale, con potere esecutivo. Infatti, il suo ruolo è doppio, perché non solo consiglia e sorveglia, ma funge anche da tramite fra l’organizzazione e l’autorità. I suoi compiti sono indicati in maniera puntuale nel GDPR all’articolo 39 e sono essenzialmente tre: informare, sorvegliare e cooperare.
Stante la caratteristiche degli intermediari sopra descritti, si può certamente ritenere che i soggetti iscritti alle sezioni C e E, stante la tipologia della loro intermediazione limitata ad un numero di casi modesto, non eseguano certamente trattamenti su larga scala e, pertanto, non abbiano l’obbligo della nomina del DPO.
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Entro il 25 maggio 2018 per le aziende già attive alla data. Per le aziende con inizio attività dopo il 25 maggio 2018, la nomina del RPD/DPO è obbligatoria prima dell'entrata in attività dell'azienda.
La relazione del Titolare in merito alla nomina del DPO non è necessaria ma auspicabile, in quanto il settore è stato identificato e inserito nella lista dei settori obbligati alla nomina del DPO.
La mancanza della nomina del DPO, per le aziende dei settori in obbligo, viene sanzionata, in caso di verifiche, con l'importo pari al 2% del fatturato annuo dell'esercizio precedente.
Il Documento GDPR di conformità aziendale consiste nella elaborazione e stampa dei seguenti argomenti:
1 - Registro delle Attività di Trattamento del Titolare
2 - Inventario assets aziendali
3 - Configurazione informative e consensi
4 - Documento valutazione impatto
5 - Valutazione dei rischi
6 - Misure di minimizzazione dei rischi
7 - Gestione e nomina dei soggetti autorizzati
8 - Gestione e nomina dei Responsabili
9 - Gestione della violazione dei dati
Sono documenti e regolamenti recanti le disposizioni al personale e altri soggetti in merito alla privacy.
1 - Organizzazione aziendale Privacy
2 - Regolamento Utilizzo Sistemi ICT
3 - Data Breach
4 - Disaster recovery
5 - Business continuity
6 - Cyber Security
7 - Backup e Retention
8 - Attivazione utenze (User Access Life-cycle Management)
9 - Amministratore di sistema
Il DPO viene incaricato tramite documento di nomina. Ha il ruolo di Consulente e controllore. Le principali attività:
1 - Consulenza e supporto al Titolare
2 - Supporto al personale aziendale
3 - Supporto all'elaborazione del Documento di impatto
4 - Supporto al definizione dei trattamenti
5 - Consulenza in caso di eventi con criticità
6 - Audit periodici per la verifica della conformità
7 - Audit periodici sull'applicazione delle Policy aziendali
8 - Relazione annuale sulle attività e conformità aziendale
9 - Supporto al Titolare in caso di Ispezioni
Il Comandante del Gruppo Privacy rilascia una breve intervista riguardo al Regolamento GDPR e agli interventi in merito del Gruppo Privacy.
Il Regolamento europeo GDPR sulla Privacy
A chi è rivolto
La conformità al GDPR
Ispezioni e sanzioni
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