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Il GDPR nasce con l’obiettivo di tutelare i dati personali delle persone fisiche che nel Regolamento vengono definite “Interessati del trattamento”. Il Regolamento conferisce agli Interessati una serie di diritti e garanzie, alcuni dei quali sono stati mantenuti dalla precedente normativa, mentre altri sono stati introdotti ex novo. I nuovi diritti e le garanzie introdotte dal GDPR sono il diritto:
- a essere informati - di sapere chi e come si trattano i suoi dati personali - di accedere ai propri dati personali - alla rettifica dei propri dati - di revoca - di opporsi al trattamento - alla cancellazione - all’oblio - di cancellare informazioni rese pubbliche - alla portabilità dei dati.
Si definisce con questo appellativo la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o l’organismo, che tratta i dati personali per conto del Titolare del trattamento.
Questa figura ha il compito di mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate a soddisfare i requisiti del GDPR e a garantire la tutela dei diritti dell’interessato. È per questo che i trattamenti messi in atto dal Responsabile sono tassativamente disciplinati da un contratto (o altro atto giuridico) che lo vincoli al Titolare. Devono essere determinati contrattualmente: - la materia disciplinata - la durata del trattamento - la natura e le finalità del trattamento - il tipo di dati personali e le categorie di interessati -gli obblighi e i diritti del Titolare e del Responsabile.
Qualora non vengano ottemperati gli obblighi sanciti dal GDPR si può incorrere in sanzioni amministrative e in sanzioni penali. Le sanzioni amministrative più alte arrivano fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo e si applicano a: violazioni dei principi del trattamento, incluse le condizioni per il consenso; violazioni dei diritti degli Interessati e inosservanza delle norme in tema di trasferimento internazionale dei dati.
Le sanzioni amministrative più basse arrivano fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato globale annuo e si applicano alla violazione delle obbligazioni di Titolari e Responsabili, in particolare la mancata nomina del DPO se necessaria.
Le sanzioni penali, decretate dal legislatore italiano, riguardano invece:
il trattamento illecito di dati personali; l’acquisizione fraudolenta, la comunicazione e la diffusione illecita di dati personali oggetto di trattamento su larga scala; le false dichiarazioni rese al Garante; l’inosservanza dei provvedimenti del Garante.
Il Titolare del trattamento è "la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali" (art. 4. par. 1, n. 7 GDPR). In sostanza il titolare è colui che tratta i dati senza ricevere istruzioni da altri, colui che decide "perché" e "come" devono essere trattati i dati. Il titolare del trattamento stabilisce le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali. I dipendenti che trattano i dati personali all’interno dell'organizzazione lo fanno per adempiere ai compiti di titolare del trattamento della tua azienda/organizzazione.
Il DPO, Data Protection Officer - in italiano RPD, Responsabile della Protezione dei Dati – è la nuova figura introdotta dal GDPR e che ha la funzione di affiancare titolare, addetti e responsabili del trattamento affinché conservino i dati e gestiscano i rischi seguendo i princìpi e le indicazioni del Regolamento europeo.
Il DPO è quindi un consulente tecnico e legale, con potere esecutivo. Infatti, il suo ruolo è doppio, perché non solo consiglia e sorveglia, ma funge anche da tramite fra l’organizzazione e l’autorità. I suoi compiti sono indicati in maniera puntuale nel GDPR all’articolo 39 e sono essenzialmente tre: informare, sorvegliare e cooperare.
L’art. 82, comma 1, del Regolamento, stabilisce che “Chiunque subisca un danno materiale o immateriale causato da una violazione del presente regolamento ha il diritto di ottenere il risarcimento del danno dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento“.
Tuttavia, mentre il titolare deve risarcire qualsiasi danno cagionato dal suo trattamento in violazione del Regolamento, il responsabile del trattamento risponde solo se non ha adempiuto agli obblighi a lui specificatamente diretti o ha agito in modo difforme o contrario alle istruzioni del titolare. Da tali norme si evince che i soggetti tenuti al risarcimento del danno sono il titolare del trattamento ed il responsabile incaricato.
Riferimenti all'obbligo RPD/DPO
Chiarimenti dagli Organi europei e dal Garante della Privacy Italia in merito al RPD/DPO.
Il DPO (Data Processor Officer) è equivalente in Italia al RPD (Responsabile Protezione Dati)
ll decreto attuativo n. 101 del 10 agosto 2018, contenente le disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), coinvolge tutti i professionisti, operanti sia in forma individuale che all’interno di studi professionali, che si trovano quotidianamente a raccogliere e trattare una mole considerevole di dati personali, per finalità connesse al servizio richiesto dai clienti, ad esempio, il commercialista che fornisce consulenza in materia fiscale o contabile o all’avvocato che deve curare la difesa del cliente, redigere pareri o contratti e il consulente che gestisce le questioni in materia di diritto del lavoro. Il professionista dovrà produrre la documentazione per l'adeguamento al GDPR, in particolare:
- identificare i tipi di trattamenti dei dati effettuati
- valutare i rischi dei dati e indicare le misure di sicurezza per minimizzare i relativi rischi
- rivedere le informative rilasciate ai propri clienti, dipendenti e fornitori onde renderle conformi ai contenuti dell’art. 13. In particolare dovrà essere specificato il nuovo nucleo di diritti riconosciuti agli interessati che, con il Regolamento, si vedono aumentare il proprio potere di opposizione verso quei trattamenti ritenuti non più opportuni o legittimi.
- rivedere i moduli di consenso del cliente per il trattamento di dati particolari o per attività secondarie (esempio: attività di marketing)
- elaborare le nomine per la contrattualizzazione dei rapporti con i dipendenti, collaboratori e soggetti autonomi esterni e consegnare e fare firmare le nomine e i contratti
Il singolo professionista si trova a dover raccogliere e trattare dati personali esclusivamente per finalità connesse al servizio che gli è stato richiesto da parte del cliente, ad esempio, il caso del commercialista che fornisce consulenza in materia contabile o fiscale ai propri clienti, dell’avvocato che deve curare difese (ma anche accuse) in giudizio o redigere contratti o pareri, del consulente che amministra pratiche in materia di diritto del lavoro per conto di un’impresa cliente o dell’ingegnere edile che si trova a curare progetti relativi ad iniziative edificatorie. Il singolo professionista ha l'obbligo di Documentare il proprio adeguamento alla normativa GDPR, producendo (con l'aiuto di un professionista privacy) gli elaborati obbligatori. Il singolo professionista non ha l'obbligo della nomina del DPO, in quanto non opera trattamenti di dati su larga scala.
Nel caso in cui più professionisti si trovino ad operare all’interno del medesimo studio, è opportuno verificare se alla propria compagine organizzativa debba essere applicato quanto viene previsto dall’articolo 26 del Regolamento (UE) 2016/679 e quindi verificare se i professionisti operano in qualità di contitolari del trattamento, determinando di comune accordo modalità e finalità del trattamento dei dati (in tal caso si dovrà sottoscrivere un accordo interno in cui i professionisti disciplinano le proprie responsabilità e obblighi in materia di dati personali) oppure se, diversamente, per essi operano gli articoli 28 e 29 del Regolamento e quindi se i collaboratori dello studio gestiscono dati personali per conto di un titolare che fissa finalità e modalità del trattamento. In tal caso sarà necessario provvedere, mediante opportune lettere di incarico, che tali collaboratori vengano adeguatamente informati del loro compito e responsabilizzati.
Sia il professionista che lo studio hanno l'obbligo di regolamentare le attività con contratti i soggetti autonomi esterni tramite la nomina di Responsabile del trattamento dei dati trasmessi dal Titolare (professionista o studio). Lo stesso si deve fare con il fornitore del servizio di hosting, nel quale è alloggiato l’eventuale sito web e su cui transitano le email e con l’eventuale consulente IT che si occupa di aggiornare o manutenere il software gestionale dello studio (che magari è stato concesso in licenza) e con tutti gli altri eventuali soggetti cui si trasferiscono dati di clienti o collaboratori fuori dallo studio (ad esempio il Consulente del lavoro, il Medico del lavoro ...).
La nomina del DPO è da escludere, come indicato dagli Ordini di categoria, per i professionisti singoli o operanti in piccole strutture mentre deve essere valutata dai Titolari del trattamento (supportati dal professionista Privacy) in caso di studi dotati di un numero elevato di professionisti, divisi per settori di attività e, soprattutto, se l’attività prevede trattamenti su larga scala (Province, Regioni, Stati...). .
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Entro il 25 maggio 2018 per le aziende già attive alla data. Per le aziende con inizio attività dopo il 25 maggio 2018, la nomina del RPD/DPO è obbligatoria prima dell'entrata in attività dell'azienda.
La relazione del titolare del trattamento in merito alla nomina del DPO non è necessaria in quanto il settore è già stato identificato e inserito nella lista dei settori obbligati alla nomina del DPO.
La mancanza della nomina del DPO, per le aziende dei settori in obbligo, viene sanzionata, in caso di verifiche, con l'importo pari al 2% del fatturato annuo dell'esercizio precedente.
Il Documento GDPR di conformità aziendale consiste nella elaborazione e stampa dei seguenti argomenti:
1 - Registro delle Attività di Trattamento del Titolare
2 - Inventario assets aziendali
3 - Configurazione informative e consensi
4 - Documento valutazione impatto
5 - Valutazione dei rischi
6 - Misure di minimizzazione dei rischi
7 - Gestione e nomina dei soggetti autorizzati
8 - Gestione e nomina dei Responsabili
9 - Gestione della violazione dei dati
Sono documenti e regolamenti recanti le disposizioni al personale e altri soggetti in merito alla privacy.
1 - Organizzazione aziendale Privacy
2 - Regolamento Utilizzo Sistemi ICT
3 - Data Breach
4 - Disaster recovery
5 - Business continuity
6 - Cyber Security
7 - Backup e Retention
8 - Attivazione utenze (User Access Life-cycle Management)
9 - Amministratore di sistema
Il DPO viene incaricato tramite documento di nomina. Ha il ruolo di Consulente e controllore. Le principali attività:
1 - Consulenza e supporto al Titolare
2 - Supporto al personale aziendale
3 - Supporto all'elaborazione del Documento di impatto
4 - Supporto al definizione dei trattamenti
5 - Consulenza in caso di eventi con criticità
6 - Audit periodici per la verifica della conformità
7 - Audit periodici sull'applicazione delle Policy aziendali
8 - Relazione annuale sulle attività e conformità aziendale
9 - Supporto al Titolare in caso di Ispezioni
Il Comandante del Gruppo Privacy rilascia una breve intervista riguardo al Regolamento GDPR e agli interventi in merito del Gruppo Privacy.
Il Regolamento europeo GDPR sulla Privacy
A chi è rivolto
La conformità al GDPR
Ispezioni e sanzioni
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