Obbligo di produrre la documentazione GDPR e di nominare il DPO.
Verificare interna conformità al GDPR
Come vengono fatte le Ispezioni G.d.F.
Supporto gratuito per la verifica GDPR
Il GDPR nasce con l’obiettivo di tutelare i dati personali delle persone fisiche che nel Regolamento vengono definite “Interessati del trattamento”. Il Regolamento conferisce agli Interessati una serie di diritti e garanzie, alcuni dei quali sono stati mantenuti dalla precedente normativa, mentre altri sono stati introdotti ex novo. I nuovi diritti e le garanzie introdotte dal GDPR sono il diritto:
- a essere informati - di sapere chi e come si trattano i suoi dati personali - di accedere ai propri dati personali - alla rettifica dei propri dati - di revoca - di opporsi al trattamento - alla cancellazione - all’oblio - di cancellare informazioni rese pubbliche - alla portabilità dei dati.
Si definisce con questo appellativo la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o l’organismo, che tratta i dati personali per conto del Titolare del trattamento.
Questa figura ha il compito di mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate a soddisfare i requisiti del GDPR e a garantire la tutela dei diritti dell’interessato. È per questo che i trattamenti messi in atto dal Responsabile sono tassativamente disciplinati da un contratto (o altro atto giuridico) che lo vincoli al Titolare. Devono essere determinati contrattualmente: - la materia disciplinata - la durata del trattamento - la natura e le finalità del trattamento - il tipo di dati personali e le categorie di interessati -gli obblighi e i diritti del Titolare e del Responsabile.
I dati personali sono le informazioni che identificano o rendono identificabile, direttamente o indirettamente, una persona fisica e che possono fornire informazioni sulle sue caratteristiche, le sue abitudini, il suo stile di vita, le sue relazioni personali, il suo stato di salute, la sua situazione economica, ecc.. In particolare i dati comuni sono i dati che permettono l'identificazione diretta - come i dati anagrafici (ad esempio: nome e cognome), le immagini, ecc. - e i dati che permettono l'identificazione indiretta, come un numero di identificazione (ad esempio, il codice fiscale, l'indirizzo IP, il numero di targa);
Qualora non vengano ottemperati gli obblighi sanciti dal GDPR si può incorrere in sanzioni amministrative e in sanzioni penali. Le sanzioni amministrative più alte arrivano fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo e si applicano a: violazioni dei principi del trattamento, incluse le condizioni per il consenso; violazioni dei diritti degli Interessati e inosservanza delle norme in tema di trasferimento internazionale dei dati.
Le sanzioni amministrative più basse arrivano fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato globale annuo e si applicano alla violazione delle obbligazioni di Titolari e Responsabili, in particolare la mancata nomina del DPO se necessaria.
Le sanzioni penali, decretate dal legislatore italiano, riguardano: il trattamento illecito di dati personali; l’acquisizione fraudolenta, la comunicazione e la diffusione illecita di dati personali oggetto di trattamento su larga scala; le false dichiarazioni rese al Garante; l’inosservanza dei provvedimenti del Garante.
Il Titolare del trattamento è "la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali" (art. 4. par. 1, n. 7 GDPR). In sostanza il titolare è colui che tratta i dati senza ricevere istruzioni da altri, colui che decide "perché" e "come" devono essere trattati i dati. Il titolare del trattamento stabilisce le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali. I dipendenti che trattano i dati personali all’interno dell'organizzazione lo fanno per adempiere ai compiti di titolare del trattamento della tua azienda/organizzazione.
Il DPO, Data Protection Officer - in italiano RPD, Responsabile della Protezione dei Dati – è la nuova figura introdotta dal GDPR e che ha la funzione di affiancare titolare, addetti e responsabili del trattamento affinché conservino i dati e gestiscano i rischi seguendo i princìpi e le indicazioni del Regolamento europeo. Il DPO è quindi un consulente tecnico e legale, con potere esecutivo. Infatti, il suo ruolo è doppio, perché non solo consiglia e sorveglia, ma funge anche da tramite fra l’organizzazione e l’autorità. I suoi compiti sono indicati in maniera puntuale nel GDPR all’articolo 39 e sono essenzialmente tre: informare, sorvegliare e cooperare. La mancata nomina del DPO, se necessaria, viene sanzionata con il 2% del fatturato annuo dell'esercizio precedente. Verifica qui se la tua attività a l'obbligo di nomina del DPO >.
Sono i dati personali rientranti in particolari categorie:
• i dati "sensibili", cioè quelli che rivelano l'origine razziale od etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l'appartenenza sindacale, relativi alla salute o alla vita sessuale. Il Regolamento (UE) 2016/679 (articolo 9) ha incluso nella nozione anche i dati genetici, i dati biometrici e quelli relativi all'orientamento sessuale;
• i dati "giudiziari", cioè quelli che possono rivelare l'esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti ad iscrizione nel casellario giudiziale (ad esempio, i provvedimenti penali di condanna definitivi, la liberazione condizionale, il divieto od obbligo di soggiorno, le misure alternative alla detenzione) o la qualità di imputato o di indagato. Il Regolamento (UE) 2016/679 (articolo 10) ricomprende in tale nozione i dati relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza.
• i dati di "profilazione" acquisiti dalle nuove tecnologie e che hanno assunto un ruolo significativo, come quelli relativi alle comunicazioni elettroniche (via Internet o telefono), ad esempio quelli che consentono la geolocalizzazione, fornendo informazioni sui luoghi frequentati e sugli spostamenti.
L’art. 82, comma 1, del Regolamento, stabilisce che “Chiunque subisca un danno materiale o immateriale causato da una violazione del presente regolamento ha il diritto di ottenere il risarcimento del danno dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento“.
Tuttavia, mentre il titolare deve risarcire qualsiasi danno cagionato dal suo trattamento in violazione del Regolamento, il responsabile del trattamento risponde solo se non ha adempiuto agli obblighi a lui specificatamente diretti o ha agito in modo difforme o contrario alle istruzioni del titolare. Da tali norme si evince che i soggetti tenuti al risarcimento del danno sono il titolare del trattamento ed il responsabile incaricato.
L’art. 37 GDPR richiede la nomina del DPO quando le attività principali del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento «consistono in trattamenti che per loro natura richiedono il «monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala». Il «monitoraggio regolare e sistematico» viene definito come il monitoraggio effettuato periodicamente o in via continuativa.
Il Garante precisa:
"Sono tenuti alla nomina del DPO, a titolo esemplificativo: istituti di credito; imprese assicurative [...]."
“Sono tenuti alla designazione del responsabile della protezione dei dati personali il titolare e il responsabile del trattamento che rientrino nei casi previsti dal GDPR, in particolare i soggetti le cui principali attività consistono in trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala o in trattamenti su larga scala di categorie particolari di dati personali o di dati relative a condanne penali e a reati [...].
Datosi che il Garante, pur avendo precisato che l’elenco era a mero titolo esemplificativo, si è limitato ad indicare fra i soggetti che hanno l’obbligo della nomina del DPO le imprese assicurative ma non gli intermediari, questi ultimi potrebbero ritenere, impropriamente, di essere esclusi da tale obbligo. Per le categorie non espressamente indicate dal Garante, per la nomina del DPO, resta a carico del Titolare del Trattamento effettuare la valutazione se la propria attività abbia l'obbligo della nomina del DPO, facendo riferimento al GDPR e alle indicazioni degli Organi europei in merito ai criteri da adottare in proposito.
Pertanto gli intermediari assicurativi devono verificare se effettuino trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala o in trattamenti su larga scala di categorie particolari di dati personali.
Occorre che si debba distinguere fra le tipologie di intermediari assicurativi, ovvero fra coloro:
- che sono iscritti alla sezione A del RUI (Il RUI è stato istituito dal Codice delle Assicurazioni, in attuazione della Direttiva 2002/92/CE sull’intermediazione assicurativa), ovvero gli Agenti Generali,
- che sono iscritti alla sezione B, ovvero i Brokers
- che sono iscritti alla sezione C, ovvero i produttori diretti,
- che sono iscritti alla sezione E, i cosiddetti sub-agenti.
Per i soggetti iscritti alla sezione A e B i quali, per giungere alla decisione di iscriversi a tali sezioni, salvo rare eccezioni, certamente effettuano trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala o in trattamenti su larga scala di categorie particolari di dati personali.
A prescindere dal gran numero di clienti (certamente centinaia se non migliaia) gestiti da costoro non si deve ignorare il fatto che sia per la stipulazione di alcune polizze (sanitarie, infortuni, vita), sia per la gestione dei sinistri, gli Agenti e i Brokers devono trattare anche dati sensibili quali quelli sanitari dei clienti.
Pertanto, risulta evidente che, anche in applicazione del principio di “responsabilizzazione” per costoro è fortemente consigliata la nomina del DPO. La nomina del DPO consentirebbe loro, in caso di violazione della privacy e di accertamento, di porsi al riparo da eventuali sanzioni che, rammentiamolo, sono assolutamente rilevanti (2% del fatturato dell'anno precedente).
Stante la caratteristiche degli intermediari sopra descritti, si può certamente ritenere che i soggetti iscritti alle sezioni C e E, stante la tipologia della loro intermediazione limitata ad un numero di casi modesto, non eseguano certamente trattamenti su larga scala e, pertanto, non abbiano l’obbligo della nomina del DPO.
Stante la caratteristiche degli intermediari sopra descritti, si può certamente ritenere che i soggetti iscritti alle sezioni C e E, stante la tipologia della loro intermediazione limitata ad un numero di casi modesto, non eseguano certamente trattamenti su larga scala e, pertanto, non abbiano l’obbligo della nomina del DPO.
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Entro il 25 maggio 2018 per le aziende già attive alla data. Per le aziende con inizio attività dopo il 25 maggio 2018, la nomina del RPD/DPO è obbligatoria prima dell'avvio in attività dell'azienda.
La relazione del Titolare in merito alla nomina del DPO è necessaria, in quanto la decisione della nomina del DPO viene delegata alla valutazione dello stesso Titolare del trattamento.
La mancanza della nomina del DPO, se necessaria per la tipologia dei dati oggetto del trattamento, viene sanzionata con l'importo pari al 2% del fatturato annuo dell'esercizio precedente.
Il Documento GDPR di conformità aziendale consiste nella elaborazione e stampa dei seguenti documenti:
1 - Registro delle Attività di Trattamento del Titolare
2 - Inventario assets aziendali
3 - Configurazione informative e consensi
4 - Documento valutazione impatto
5 - Valutazione dei rischi
6 - Misure di minimizzazione dei rischi
7 - Gestione e nomina dei soggetti autorizzati
8 - Gestione e nomina dei Responsabili
9 - Gestione della violazione dei dati
Sono documenti e regolamenti recanti le disposizioni al personale e altri soggetti in merito alla privacy.
1 - Organizzazione aziendale Privacy
2 - Regolamento Utilizzo Sistemi ICT
3 - Data Breach
4 - Disaster recovery
5 - Business continuity
6 - Cyber Security
7 - Backup e Retention
8 - Attivazione utenze (User Access Life-cycle Management)
9 - Amministratore di sistema
Il DPO viene incaricato tramite documento di nomina. Ha il ruolo di Consulente e controllore. Le principali attività:
1 - Consulenza e supporto al Titolare
2 - Supporto al personale aziendale
3 - Supporto all'elaborazione del Documento di impatto
4 - Supporto al definizione dei trattamenti
5 - Consulenza in caso di eventi con criticità
6 - Audit periodici per la verifica della conformità
7 - Audit periodici sull'applicazione delle Policy aziendali
8 - Relazione annuale sulle attività e conformità aziendale
9 - Supporto al Titolare in caso di Ispezioni
Il Comandante del Gruppo Privacy rilascia una breve intervista riguardo
al Regolamento GDPR e agli interventi di verifica del Gruppo Privacy.
Il Regolamento europeo GDPR sulla Privacy
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