Sono necessari strumenti che integrano e supportano i flussi di comunicazione creando nuove opportunità di relazione, collaborazione e condivisione della conoscenza come, ad esempio, strumenti di instant messaging, webconference, convergenza fisso-mobile. L'utilizzo in modo appropriato di queste tecnologie consente abilitare modalità di comunicazione, collaborazione e interazione con colleghi, clienti e partner tra persone che non sempre si trovano nello stesso luogo.
Le iniziative di Social Collaboration permettono di limitare i trasferimenti per incontri in cui non sia fondamentale la presenza fisica fornendo un’alternativa valida alla collaborazione; questo permette di avere delle implicazioni positive per le persone e per le organizzazioni in termini di costi di trasferta evitati.
In questo gruppo di servizi rientrano sia soluzioni più tradizionali come l’accesso tramite Virtual Private Network (VPN), sia le soluzioni di virtualizzazione basate sul Cloud.
Nell’implementazione di un progetto di Smart Working, è fondamentale garantire la presenza di un canale sicuro per accedere anche da remoto: soluzioni volte a garantire la sicurezza dei dati inviati e ricevuti sono presenti nella quasi totalità delle grandi aziende e devono essere oggi adottate anche da quelle di piccole dimensioni.
Al di là degli strumenti per tutelare la sicurezza occorre anche formare le persone e renderle pienamente consapevoli dell'importanza di adottare comportamenti corretti anche e soprattutto quando lavorano in contesti di Smart Working, inserendo nelle sessioni formative una parte dedicata alla sicurezza e fornendo periodicamente un’informativa sui rischi.
Sono i dispositivi che, permettendo di accedere ai servizi e strumenti professionali in qualunque momento e da qualunque luogo, liberano le persone dalla necessità della “postazione fissa” (es. Notebook/PC portatili, Smartphone, Tablet) per svolgere il proprio lavoro.
Tali device vengono utilizzati sia all’esterno della sede di lavoro sia all’interno facilitando forme di mobilità interna. I device mobili sono oggi presenti in tutte le grandi aziende, ma non sempre la loro diffusione tra i lavoratori è sufficiente e incide davvero sulle modalità di organizzazione del lavoro perché troppo spesso vengono assegnati più in base all’inquadramento professionale che rispetto alle specifiche esigenze.
Una soluzione che facilita la diffusione di tali device è l’introduzione di policy di BYOD (Bring-Your-Own-Device) che prevedono la possibilità da parte dei lavoratori, nell’ambito di specifici accordi, di utilizzare i propri device personali per accedere ad alcune applicazioni aziendali.
Si tratta di tutte quelle tecnologie che permettono un utilizzo più efficace e flessibile degli ambienti fisici agevolando non solo la fruibilità degli spazi stessi, ma anche supportando il lavoro in mobilità delle persone. Migliorando la qualità della vita all’interno delle sedi dell’azienda come ad esempio il Wi-Fi, i sistemi e gli strumenti che consentono di fare videoconferenze e sistemi di "telepresenza", oppure i sistemi di "area di stampa" centralizzate, che consentono di operare su qualsiasi stampante inserendo le proprie credenziali o utilizzando il proprio badge aziendale per confermare la stampa.
Le esigenze dei lavoratori in modalità Smart Working sono cambiate: devono poter lavorare nel modo desiderato sempre, ovunque e su qualsiasi dispositivo, pertanto è importante fornire ai collaboratori, indipendentemente dal ruolo occupato, gli strumenti digitali che assicurano accesso sicuro e continuo alle app e ai servizi di cui hanno bisogno per essere produttivi.
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